Privacy Statement

Privacy statement Incluzio

Incluzio respecteert jouw privacy. Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt, vertrouwelijk worden behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met deze verklaring voert Incluzio de informatieplicht uit vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Algemeen

Dit privacy statement heeft betrekking op: 

  • De informatie verzameld door de website van Incluzio (of andere hieraan gelinkte websites) gedurende je bezoek aan onze website;

  • De wijze waarop Incluzio omgaat met jouw persoonsgegevens. 

Scope

Dit privacy statement is van toepassing op de toegang en hulpverlening die Incluzio biedt binnen haar lokale organisaties in het sociaal domein, hulp bij huishouden en zorg op afstand. Klik hier voor een overzicht van alle lokale organisaties. Incluzio is onderdeel van de Facilicom Group. 

Wanneer mag Incluzio jouw persoonsgegevens verwerken?

Incluzio verwerkt alleen jouw persoonsgegevens als we hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Met verwerken bedoelen we het verzamelen; vastleggen; opslaan; wijzigen; opvragen; raadplegen; gebruiken; verstrekken of wissen en vernietigen van jouw persoonsgegevens. Het inrichten en bijhouden van jouw dossier valt dus ook onder de werking van de AVG.

  • Voor de toeleiding tot de (jeugd)hulpverlening is het verwerken van persoonsgegevens ‘noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen’ (artikel 6 lid 1e AVG). 

  • Voor de hulpverlening is de verwerking van persoonsgegevens ‘noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’ (artikel 6 lid 1c AVG). De Jeugdwet of de WMO 2015 is hierbij de wettelijke verplichting. 

  • Bij het uitvoeren van de zorgovereenkomst, dan wel schriftelijk of mondeling (artikel 6 lid 1b AVG). 

  • In sommige gevallen vraagt Incluzio je toestemming om jouw gegevens te verwerken. Je mag deze toestemming op ieder moment intrekken. 

Met welk specifiek doel verwerkt Incluzio jouw persoonsgegevens? 

Incluzio verwerkt jouw persoonsgegevens met als doel:

  • Om de toeleiding naar hulpverlening te realiseren;

  • Het bieden van basis- en specialistische jeugdhulpverlening, een algemene- of maatwerkvoorziening, individueel of in groepsverband; 

  • Het bieden van preventie bevorderende activiteiten en informatievoorziening; 

  • Het houden van klanttevredenheidsonderzoeken;

  • Het opstellen van rapportages (anoniem) ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit en verantwoording richting de gemeente. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Preventie, toeleiding en jeugdhulpverlening:

Om hulpverlening te kunnen bieden stelt Incluzio een dossier op met jouw persoonsgegevens. Wij registreren alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bieden van de hulpverlening en/of ondersteuning. In het dossier verwerken we de volgende persoonsgegevens: 

  • Jouw contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;

  • Jouw geslacht en geboortedatum;

  • Jouw burgerservicenummer (BSN);

  • Identificerende gegevens zoals jouw cliëntnummer;

  • Gegevens over jouw vergoeding;

  • Jouwgezondheidsgegevens, waaronder fysieke en/of mentale gezondheidsinformatie en de hulpvraag;

  • En als wij dit hebben afgesproken, audio- en/of video-opnames

     

Gegevens die we mogelijk verwerken zijn: 

  • Contactgegevens van ouder(s)/wettelijke verzorger(s) of andere belangrijke contactpersonen, zoals naam, adres en e-mailadres;

  • Gegevens over het gezag, dit in verband met besluitvorming;

  • Alles wat we moeten weten om een jeugdige een behandeling of zorg te kunnen bieden, bijv. gespreksverslagen.

Als je onze website bezoekt

  • Als je onze website www.incluzio.nl bezoekt verwerken wij persoonsgegevens. Dit doen we om onze onlinediensten aan te kunnen bieden, de website technisch te beheren en te verbeteren. Ook analyseren wij de gegevens die we op deze manier verkrijgen. Hiervoor gebruiken wij cookies. Zo verwerken wij het IP-adres van het apparaat waarmee je de website bezoekt, de bezochte web- of app-pagina, klik- en surfgedrag, de internetbrowser die je gebruikt en de duur van een bezoek of sessie.

  • Op onze website kan je contact- en/of aanvraagformulieren invullen, opmerkingen plaatsen en/of vragen stellen. Wij verwerken jouw persoonsgegevens zodat wij jouw aanvraag kunnen beoordelen en/of contact met je op kunnen nemen. Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens van jou: naam, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.

Communicatie via sociale media

Wij zijn actief op sociale media zoals X, Instagram, Facebook, YouTube en LinkedIn. Je kunt via sociale media contact met ons opnemen. In dat geval verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen: om contact met je op te nemen, om jouw vragen te beantwoorden, om je deel te laten nemen aan acties en/of activiteiten, om de actie of activiteit uit te kunnen voeren en je te informeren over het vervolg en de uitslag, of om jouw mening te horen. Hiervoor verwerken wij de volgende contactgegevens van jou: (gebruikers)naam (social-ID), adres en e-mailadres.

Voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten

Voor de ontwikkeling en verbetering van onze diensten en producten is het soms nodig om jouw gegevens te verwerken. Dit doen we met als doel je op de juiste manier te kunnen ondersteunen en onze hulpverlening te verbeteren. In sommige gevallen verwerken we hiervoor persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als je een vraag stelt over onze dienstverlening of bij een klanttevredenheidsonderzoek. Voor deze ontwikkeling en verbetering:

  • Is het soms noodzakelijk om een externe auditor toegang te verlenen tot enkele dossiers. Hiervoor vraagt Incluzio altijd vooraf schriftelijke of mondelinge jouw toestemming.

  • Kan het zijn dat de GGD of de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd aangekondigd of onaangekondigd inspecties uitvoert bij Incluzio. Hiervoor heeft de Inspectie een wettelijke grondslag, waardoor wij hiervoor geen toestemming nodig hebben van jou. Uiteraard proberen we dit zo veel mogelijk anoniem te doen. 

  • Vind er regelmatig onderhoud plaats om de beveiliging en optimalisatie van onze (mobiele) websites en bijbehorende technologieën te verbeteren. Hierbij kan het voorkomen dat er persoonsgegevens worden verwerkt en of geanalyseerd. Dit zal anoniem worden gedaan. 

Wie hebben toegang tot jouw persoonsgegevens?

Toegang tot jouw dossier hebben: 

  • Ouder(s)/verzorger(s). Als ouder/verzorger heb je toegang tot het dossier van jouw kind als hij/zij jonger is dan 12 jaar. Kinderen van 12 jaar of oude mogen ons vragen dit niet te doen. Zijn kinderen 16 jaar of ouder, dan delen we alleen gegevens met de ouder(s)/verzorger(2) als het kind daar toestemming voor geeft. 

    Weten wij niet (zeker) wie het gezag over een kind heeft dan controleren wij de gegevens over het gezag bij het gezagsregister. 

  • Het toegangsteam. Vanaf jouw aanmelding tot het moment dat er een hulpverlener wordt toegewezen, heeft het toegangsteam toegang tot je aanmeldgegevens. Het toegangsteam heeft ook bij de evaluatie en eventuele herindicatie toegang tot jouw dossier. Dit is alleen van toepassing in de gemeenten waarbij Incluzio de toegang tot de WMO of Jeugdhulp verzorgd. 

  • Hulpverleners die direct betrokken zijn bij de hulpverlening. Zijn één of enkele hulpverleners aan de hulpverlening toegewezen, dan hebben alleen deze hulpverleners en hun vervanger(s) toegang tot jouw dossier. 

  • Onderaannemers. Als, in samenspraak met jou, gekozen wordt voor een onderaannemer, wordt je aanmelding doorgestuurd naar deze onderaannemer. Wij doen dit nooit zonder jouw toestemming.

  • Hulpverlener(s) als je gebruik maakt van het eHealth platform Gezondeboel. De hulpverlener(s) hebben toegang tot de gegevens die je deelt. Na afsluiten van de hulpverlening kan jij nog wel gebruik maken van het platform, maar heeft de hulpverlener geen toegang meer tot jouw dossier. 

  • Enkele functioneel beheerders van het systeem. Dit doen zij enkel voor het beheer van het systeem/de applicatie. 

  • Crisisdienst. In situaties waarbij je een acuut gevaar bent voor jezelf en/of de omgeving, kan Incluzio de Crisisdienst inzetten. 

  • De externe klachtencommissie (met uw toestemming), tuchtcolleges zoals van SKJ/BIG en de Nationale- en Kinderombudsman in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures. 

Al deze mensen/organisaties hebben getekend voor geheimhouding en zullen zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens. 

Met wie mag Incluzio mijn persoonsgegevens delen?

Incluzio zal jouw gegevens nooit delen met derden, tenzij wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. In veel gevallen vragen wij je hier vooraf schriftelijke toestemming voor.  Indien je door de huisarts of een andere verwijzer naar ons wordt verwezen, kan het zijn dat er een terugkoppeling wordt doorgestuurd naar jouw huisarts en/of verwijzer. 

In beperkte gevallen mag Incluzio, zonder jouw toestemming, persoonsgegevens delen met:

  • Instanties die hier een wettelijke grondslag voor hebben, zoals: de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechtelijke macht en het openbaar ministerie als dat noodzakelijk is voor jouw veiligheid. 

  • Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Incluzio is in sommige gevallen wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit of een controle.

  • De Verwijsindex Risicojongeren (VIR). Ben je jonger dan 23 jaar en heeft de hulpverlener de indruk dat je risico loopt, dan melden wij je in de Verwijsindex. In de verwijsindex staan alleen jouw naam, adres, geboortedatum en BSN en de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van jouw hulpverlener(s). Op deze manier kunnen professionals onderling met elkaar afstemmen met als doel je zo goed mogelijk te helpen.

  • Anderen. Als een hulpverlener van Incluzio vindt dat alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor jou of een andere betrokkenen kan worden voorkomen, kan de hulpverlener jouw persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld de politie.

  • Gemeente. Incluzio geeft jouw persoonsgegevens (naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan jouw gemeente ter controle van de facturering van ons werk.

  • Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Ten behoeve van beleidsdoeleinden worden persoonsgegevens verstrekt aan het Centraal Bureau voor Statistiek. 
     

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Incluzio vindt het erg belangrijk dat je persoonsgegevens goed worden beveiligd en beschermd. Dit doen we onder andere door:

  • Ervoor te zorgen dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. 

  • Ervoor te zorgen dat onze medewerkers zijn gescreend en zijn gebonden aan geheimhouding door de wet, beroepscodes of een contract;

  • Onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken, beveiligd te mailen en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt. Ons klantregistratie systeem beschikt over een NEN 7510 en een ISO 27001 certificaat en garandeert daarmee de informatiebeveiliging. 

  • Blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording van onze medewerkers op dit gebied.

  • Bij het gebruik van diensten van derden, zoals een IT-leverancier, zal Incluzio in het kader van de bescherming van jouw persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken maken over afdoende technische – en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Incluzio bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

 

Wat zijn jouw privacy rechten? 

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van jouw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kan je indienen via de website van het Incluzio bedrijfsonderdeel waarvan jij hulp ontvangt.  

Na het controleren van jouw identiteit zullen wij binnen 28 dagen gehoor geven aan jouw verzoek. Blijkt dat je dossier erg complex of groot is, dan kunnen wij deze termijn eenmalig verlengen met twee maanden. Incluzio zal je hiervan, binnen 28 dagen na het indienen van het verzoek, op de hoogte brengen. 

 

Klachten en vragen

Incluzio heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor klachten of vragen over het verwerken van uw persoonsgegevens kan u, als u er niet uitkomt met uw hulpverlener, contact opnemen met de FG via privacy@incluzio.nl of dataprotection@facilicom.nl. Ook kan je je altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Aanpassing privacy statement

Incluzio heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment, zonder voorafgaande kennisgeving, te wijzigen. Het aangepaste privacy statement wordt op de website van Incluzio gepubliceerd.